Billing & Order Operations Specialist (m/w/d) in Teilzeit (50%)

About the position

medflex ist das KI-Teammitglied für Arztpraxen, MVZs und Kliniken. Unsere Plattform automatisiert die Kommunikation mit Patient:innen – empathisch, effizient und sicher. Wir verbinden bestehende Systeme, schaffen intelligente Workflows und entlasten medizinisches Personal durch moderne AI-Agenten. Wir wachsen stark und bauen unsere operativen Prozesse weiter aus. Dafür suchen wir eine strukturierte, zuverlässige Persönlichkeit für unsere Abrechnungs- und Auftragsprozesse. Als Billing & Order Operations Specialist (m/w/d) in Teilzeit 50% sorgst du dafür, dass unsere Rechnungen und Abonnements korrekt, nachvollziehbar und termingerecht laufen. Dein Schwerpunkt liegt klar auf der operativen Abrechnung – von der Auftragserfassung bis zur finalisierten, korrekten Rechnung. Aufgaben Rechnungserstellung & Billing Erstellung, Prüfung und Versand von Rechnungen Pflege und Anpassung von Rechnungsdaten (z. B. Korrekturen, Stornos, Gutschriften) Sicherstellung korrekter Abrechnungszyklen (monatlich, jährlich, wiederkehrend) Prüfung von Vertrags- und Abrechnungsgrundlagen Abonnements & wiederkehrende Umsätze Anlage und Pflege von Abonnements im Abrechnungssystem Änderungen bei Laufzeiten, Preisen oder Paketen sauber umsetzen Sicherstellen, dass Abos korrekt starten, laufen und beendet werden Forderungsmanagement & Zahlungsstatus Verantwortung für das Management offener Posten inklusive Koordination von Zahlungserinnerungen, Eskalationen und Klärung von Zahlungsdifferenzen Zusammenarbeit & Prozesse Enge Abstimmung mit Sales Operations, Customer Service und Finance bei auftrags- und abrechnungsrelevanten Themen Aktive Weiterentwicklung, Vereinfachung und Standardisierung der Billing‑ und Abrechnungsprozesse Qualifikation Must-have Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Erfahrung im Bereich Abrechnung, Auftragsbearbeitung oder Finance Ops Sehr strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise Hohe Zahlenaffinität und Genauigkeit Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Systemen Kommunikationsstärke im Austausch mit internen Teams Nice to have Erfahrung mit SaaS- oder Subscription-Modellen Kenntnisse in Billing-, ERP- oder CRM-Systemen Verständnis für wiederkehrende Abrechnung Benefits Teilzeitstelle (50 %) mit flexiblen Arbeitszeiten Remote- oder Hybrid-Option Verantwortung für einen zentralen operativen Bereich Direkte Zusammenarbeit mit Management, Sales und Delivery Schnelles Wachstum und kurze Entscheidungswege Starkes, ambitioniertes Team im HealthTech-Umfeld 🚀 Bereit, medflex mitzugestalten? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!