Assistant.e Administratif.ve de Direction Versailles

About the position

Déjà solidement implantée (environ 150 M€ de CA pour une centaine de résidences), la marque « Les Jardins d’Arcadie » est entrée dans une phase de développement rapide, à la fois par de la croissance organique mais aussi par de la croissance externe.

Le Groupe est un acteur majeur sur le secteur des Résidences Services Seniors.

Chez Les Jardins d'Arcadie, le métier d'Assistant.e Administratif.ve de direction (H/F) est un pilier pour la direction en place et a un rôle important auprès des résidents et des familles des 2 résidences de Versailles. L'Assistant.e Administratif.ve de direction (H/F) est pleinement impliqué.e dans la la gestion opérationnelle et RH quotidienne.

Vos missions seront les suivantes :

1. Assistance à la direction sur les 2 résidences :

• Assure le secrétariat de direction, courrier, compte-rendu mail, gestion de l'agenda
• Participe à la préparation des réunions internes externes et en rédige les comptes-rendus
• Gère les documents administratifs et les dossiers confidentiels
• Assure le remplacement de la directrice dans un management fonctionnel durant ses absences
• Assure une hiérarchie fonctionnelle sur les agents d’accueil, veilleurs, et AASH week-end

2. Accueil et relation avec les résidents :

• Accueille les résidents, familles, visiteurs, prestataires avec professionnalisme
• Gère les appels téléphoniques et répond aux demandes courantes

3. Gestion administrative des 2 résidences :

• Suit les dossiers des résidents entrées sorties, contrats, documents légaux
• Réalise la facturation, fait le suivi des paiements et les relances, en lien avec la directrice et le service comptable
• Met à jour les bases de données et tableaux de bord internes
• Suit les dossiers administratifs des salariés et les visites de médecine du travail
• Suit les plannings des salariés, les demandes d’absence
• Propose les remplacements

4. Support logistique :

• Suit les commandes de matériel et services auprès des fournisseurs
• Participe à l'organisation d'événements, animation, réunions d'information, etc.
• Gère la correspondance avec les prestataires et partenaires de santé, de loisirs, de restauration

5. Conformité réglementaire :

• Contribue au respect des normes légales et réglementaires, RGPD hygiène, sécurité
• Archive les documents selon les procédures en vigueur

Profil : 

Le poste d'Assistant.e Administratif.ve de direction (H/F) est accessible à partir d’un diplôme de niveau Bac +2 minimum en gestion d'entreprise, secrétariat ou assistanat. Idéalement, vous justifiez d'une première expérience dans le secteur médico-social, hôtellerie, ou en résidence services seniors.

Compétences requises :

1. Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques, Word, Excel, Outlook, teams. PowerPoint
• Maîtrise du français écrit et oral impératif
• Connaissance des règles de gestion administrative
• Utilise des logiciels métier (Gestion des résidents, facturation (Resalys, Mesalia, Hubspot, etc.)

2. Compétences organisationnelles :

• Sens de l'organisation et rigueur
• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle
• Discrétion et respect de la confidentialité

3. Compétences relationnelles :

• Ecoute et communication
• Patience, empathie et bienveillance envers les personnes âgées
• Esprit d'équipe, sens du service

Nous vous offrons de belles conditions de travail :

• La possibilité de rejoindre une équipe soudée et dynamique
• Possibilité de manger sur place à un prix réduit
• Prise en charge transport à 70% ou 100% si abonnement aux vélos électriques de la ville

Vous vous reconnaissez dans cette description, alors n'hésitez plus, nous vous attendons ! #TeamJDA

Prêt.e à relever le défi ? Rejoignez-nous :)

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