Finance & Operations Manager

About the position

Wir suchen jemanden, der Zahlen im Griff hat, Prozesse liebt und Verantwortung übernimmt . Diese Rolle ist entscheidend für unseren Cashflow, unsere finanzielle Klarheit und saubere Abläufe im Hintergrund. Wenn du Struktur brauchst, Ordnung liebst und Dinge zuverlässig zu Ende bringst, lies weiter. 🎯 Ziel der Rolle Du stellst sicher, dass Rechnungen, Zahlungen, KPIs und Finanzprozesse korrekt, aktuell und übersichtlich laufen – ohne ständiges Nachfragen . Du arbeitest selbstständig, denkst mit und verbesserst bestehende Systeme. Aufgaben 🔧 Deine Kernaufgaben 💸 Zahlungs- & Rechnungsmanagement Rechnungsstellung & Rechnungsabschluss Sicherstellung fristgerechter Zahlungen Tracking von Nichtzahlern inkl. sauberer Übersicht Unterstützung im Mahn- und Eskalationsprozess 📊 KPIs & Reporting Wöchentliche Aufbereitung relevanter KPIs Monatliche Übersicht zu Zahlungen, offenen Posten & Abweichungen Entscheidungsreife Daten statt Zahlenchaos 🧾 Buchhaltung & Verträge Daily Check neuer Verträge (Abrechnung, Raten, Zahlungsziele) Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater Unterstützung bei Kündigungen & Vertragsauflösungen Kundenprüfung bei Abrechnungen ⚙️ Prozesse & Systeme Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Systeme Dokumentation von Prozessen (SOPs) Erkennen von Schwachstellen & saubere Lösungsvorschläge 📈 Finanzielle Vorarbeit Unterstützung bei Planungs- & Forecast-Prozessen Vorbereitung von Finanzcontrolling-Grundlagen Vorarbeit für Setter / Closer (finanzielle Klarheit) Qualifikation 🧠 Was du mitbringen musst (nicht verhandelbar) Hohe Zuverlässigkeit – Deadlines sind für dich verbindlich Sehr gute Struktur- & Zahlenaffinität Prozessdenken statt Aufgaben-Abhaken Sorgfalt, Genauigkeit, Ordnung Klare, sachliche Kommunikation Selbstständige Arbeitsweise 👉 Du fühlst dich wohl mit Wiederholung, Kontrolle und Verantwortung . 🚫 Was nicht passt klassische VA-Profile kreative Chaos-Typen „Ich arbeite intuitiv“-Mentalität Menschen, die Konflikte oder Mahnungen scheuen Benefits ⏱ Rahmenbedingungen 25–40 Stunden pro Monat Remote Klare Prozesse & Übergabe Bezahlte Probephase (7–14 Tage) Bewerbungsprozess Nach einer Vorauswahl erhältst du eine kurze Testaufgabe , die reale Aufgaben aus dem Alltag abbildet. 👉 Bewerbung Wenn du bis hier gelesen hast und dachtest: „Endlich eine Rolle mit Klarheit und Verantwortung“ , dann bewirb dich mit: kurzem Überblick zu deinem Hintergrund relevanter Erfahrung im Bereich Finance / Ops / Rechnungen deiner aktuellen Verfügbarkeit (Std./Monat) 🧠 Über uns – HealthCreator Gesundheitscoaches → bewusste Unternehmer:innen Wir helfen Gesundheitscoaches, Trainer:innen und Therapeut:innen , ihr Wissen in digitale Premium-Produkte zu transformieren – damit sie mehr Menschen helfen , ohne sich selbst zu überarbeiten oder auszubrennen. 🔥 Unsere Mission Wir verändern den Coaching-Markt. Wir bauen ein neues Verständnis von Coaching: Ergebnisse statt leere Versprechen ethischer Verkauf statt Manipulation echte Transformation statt Content-Müll Unsere Vision: In fünf Jahren verkauft niemand mehr einfach „Coaching“. Sondern ermöglicht nachhaltige Veränderung – mit System, Herz und Struktur.

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